UPDATE: a cikk végén elhelyeztünk néhány linket. Ugyanezt a témát feldolgozta több sajtótermék is.
A történet nem egyedi, több települést és több óvodát is érint, a forgatókönyv mindenhol ugyanaz. Az óvodás gyermekek részt vesznek egy előadáson, visszatérő szó az elbeszélésekben a Planetárium. Az előadást követően beállított fotók készülnek a gyermekekről, majd egyszer csak megérkeznek a nyomtatott képek és a gyermekeket ábrázoló ajándéktárgyak az óvodába, ahol a szülők megvásárolhatják a csomagokat.
A hozzánk forduló szülők felháborodtak a kereskedelmi gyakorlaton és az adatvédelmi szabályok semmibe vételén. Vajon igazuk volt? Történt-e hiba? Ezt járjuk körbe.
A megkérdezett szülők mindegyike úgy nyilatkozott, hogy nem tudtak a fotózásról, többen a fotózást megelőző programról sem. Abban eltérnek a szülői beszámolók, hogy örültek-e a fotós csomagnak, vagy inkább felháborodtak a tényen, hogy az engedélyük nélkül készültek felvételek a gyerekekről és ezeket a felvételeket egy ismeretlen cég többszörözte, ajándéktárgyakat gyártott belőle. Több szülő is megemlítette, hogy nem igazán volt szüksége a fényképes kulcstartóra, a magasságmérőre, ezeket csak azért vásárolta meg, mert a teljes csomag kedvezőbb áru volt, mintha kizárólag a nyomtatott képeket kéri.
Néhányan örömmel fogadták a csomagot, mert lemaradtak a hagyományos óvodai fotózásról és így legalább néhány felvétellel megajándékozhatták a rokonokat, ugyanakkor volt olyan is, akinek nem esett jól, hogy a „Kedves nagyszüleimnek” felirat díszelgett egy elkészült fotón, tekintve, hogy az ő élethelyzetükben ebben a formában nem tudják kiknek átnyújtani.
Valódi választási lehetőségről azért sem beszélhetünk, mert a szülőknek eleve semmilyen beleszólása nem volt, hogy mely képeket szeretnék nyomtatásban vagy a kulcstartón látni, ezt a döntést a fotós vállalkozás meghozta helyettük.
Volt olyan szülő, akit zavart, hogy „kihasználják a gyerekeket üzleti célból”, és felvette a kapcsolatot a fotós vállalkozással, az érintett óvodával. Törekvései nem jártak sikerrel, majd amikor nem tudott érdemleges válaszokat kisajtolni a fotós vállalkozástól, döntenie kellett, hogy bejelentést tesz-e az adatvédelmi hatóságnál. Nem tett bejelentést, ennek oka, hogy az óvodát, ahol a gyerekek nagyon jól érzik magukat és a család is tökéletesen elégedett az óvó nénikkel, nem akarta kellemetlen helyzetbe hozni. Más szülő ugyanilyen megfontolásból inkább nem válaszolt a kérdéseinkre.
Megpróbáltunk utána járni, hogy ki fotózta a gyerekeket, ki adott erre engedélyt, mi történik azokkal a képekkel és ajándéktárgyakkal, amelyeket nem vásárolnak meg a szülők. Cikkükben adatvédelmi szempontú megközelítéssel igyekszünk rávilágítani a fenti gyakorlat hibáira és a helyes gyakorlat kialakításához szükséges legfontosabb tudnivalókra is. A kereskedelmi gyakorlat és a szerződési feltételek vizsgálata nem célunk, a cikk az adatvédelmi tudatosság erősítése érdekében született.
Miért fontos a témáról beszélni?
Az ember arca, képmása, a róla készített fényképfelvétel személyes adat. Rengeteg visszaélés valósul meg gyermekek sérelmére, melyet kifejezetten a képmásuk felhasználásával követnek el. Az általános adatvédelmi rendelet (GDPR) szerint a gyermekek személyes adatai különös védelmet érdemelnek, mivel ők kevésbé lehetnek tisztában a személyes adatok kezelésével összefüggő kockázatokkal, következményekkel (GDPR [38] preambulumbekezdése).
Ha bárkiről szakmai vagy üzleti célból fényképfelvételt készítünk, azt tároljuk, esetleg továbbítjuk valakinek, vagy nyilvánosságra hozzuk, adatkezelési műveleteket hajtunk végre, és alkalmaznunk kell az adatvédelmi szabályokat. Ha gyermek az érintett, a szokásosnál is körültekintőbben kell eljárnunk, ide értve különösen azt, hogy nem kerülhetjük meg a gyermek törvényes képviselőjét.
A cikkben bemutatott eset kapcsán felvázolunk néhány fontos szabályt, amelyeket javasolt figyelembe venni már az óvodai fotózás szervezésekor.
Honnan indultunk?
A szervezett óvodai fotózások alapvető célja emlékképek készítése a gyerekekről. A tevékenység nem tartozik az óvoda kötelező feladatai közé, olyan szolgáltatás, melyet az óvoda közvetít, és a szülők részéről az igénybevétel önkéntes. Napjainkban különösen népszerű téma a gyermekfotók készítése és nyilvánosságra hozatala. Miközben jószándékú tanácsok már-már bűntudatot keltenek a szülőkben, ha képeket posztolnak a gyermekeikről, előfordulhat, hogy a szülők tudta nélkül egy vállalkozó több száz gyerekről felvételt készít.
Tehát, jelen esetben egy vállalkozás saját alkalmazott fotósa, vagy megbízott további vállalkozó igénybevételével óvodás korú gyermekeket fotóz az óvoda által szervezett program keretében, majd ő maga vagy az elkészült képmások továbbításával egy másik vállalkozás ajándéktárgyakat és emlékképeket készít, melyek az óvodán keresztül jutnak el a törvényes képviselőhöz.
Ki a fotós?
Mint írtuk, visszatérő szó a történetekben a Planetárium. Fontos tisztázni, hogy ez a program nem azonos azzal, amelyet a budapesti székhelyű Utazó Planetárium Kft. kínál. A magyar cég honlapja itt érhető el. Telefonos érdeklődésünkre munkatársuk elmondta, hogy többen is őket azonosítják a fotós vállalkozásként, aminek nem örülnek. Ők nem nyújtanak fotós szolgáltatást, nem készítenek a gyerekekről később megrendelhető fotós csomagot. Próbálták felvenni a kapcsolatot azzal a céggel, aki ugyanilyen elnevezésű, fotózással egybekötött programot kínál, ámde nem jártak sikerrel.
A ténylegesen közreműködő fotós vállalkozás nevével az érintettek a vásárlási feltételeket tartalmazó kísérőlevélen találkoznak először, amelyet a csomag mellé küld a vállalkozás. Ezen gondosan feltüntetésre került a cég neve és magyarországi elérhetősége. A gondosság szó persze megkérdőjelezhető, tekintve, hogy iskolának nevezi az óvodát, diáknak az óvodást. Jól láthatóan arra sem fordítottak figyelmet, hogy személyre szabott legyen a tájékoztatás.
A fotós vállalkozás székhelye Szlovákiában van, lengyel tulajdonossal és ügyvezetővel rendelkezik, már 2009 óta működik. Természetes személy nevével azonban nem találkozunk sem a honlapjukon, sem a kísérőlevélen, amelyet az intézményeknek küldenek. Így fogalmunk sem lehet róla, hogy konkrétan ki nyomja meg az exponáló gombot, kit szólítsanak meg a szülők e-mailben, ha esetleg reklamálni szeretnének. Adatkezelési tájékoztatással egyáltalán nem találkozunk az oldalukon.
Bemutatkozásuk szerint a szlovák, a cseh és a magyar piacon tevékenykednek, általános iskolás és óvodás gyermekekről készítenek fényképeket. Különböző fotómotívumokkal igazolványképek, naptárak, fotómontázsok, órarendek és fotóajándékok előállítását vállalják. Sok magyar intézményben fotóztak már és legalább tíz éve ténylegesen végeznek fotós tevékenységet Magyarországon, ez nyomon követhető a honlapjukra kihelyezett versenyeredményekből. A versenyre kizárólag az általuk készített fotókkal lehetett pályázni, így a nyertesek listájából megtudhatjuk, hogy számos hazai településen jártak, például Szécsényben, Balassagyarmaton, Jászkiséren, Jászapátin, Veresegyházán. (Ezek az információk a 2013/14-es tanévben frissültek utoljára.)
A fotós személyéről tehát nyilvánosan nem érhető el információ, a vállalkozásról picit több, de nem ezeket az információkat keressük, ha például azt szeretnénk megtudni, mikor törlik a gyermekekről engedély nélkül készült képeket az adatbázisukból.
A fotós vállalkozást felkerestük a nyilvánosan elérhető e-mail címen, kérdéseinkre a mai napig nem érkezett válasz. Frissítjük cikkünket, ha bármilyen reakció érkezik tőlük.
Miért nem tudtak a szülők a fotózásról?
A fotós vállalkozás – az egyik szülőnek írt levelében található állítás szerint – napokkal az esemény előtt értesíti az óvodákat a fotózás időpontjáról. A portálunknak nyilatkozó szülők azonban nem tudtak a planetáriumos programról, többen csak az óvoda udvarára felállított sátorra figyeltek fel. Így a programhoz kapcsolt fotózás időpontjáról sem tudhattak, annak ellenére, hogy elmondásuk szerint kiváló a kommunikáció közöttük és az óvoda között.
A megelőző tájékoztatás eljuttatása a szülőkhöz az óvoda felelősségi körébe tartozik, mindaddig nem is lenne szabad egy külsős fotóst a gyermekek közelébe engedni, amíg az adatvédelmi kérdéseket megnyugtató módon nem rendezték.
Az óvodai fotózások fontosak a szülők és a gyermekek életében is, mert nagyszerű alkalmat biztosítanak arra, hogy profi képek készüljenek a kicsikről. Mindannyian őrzünk a családi albumban egy-két kedves képet az óvodáskorból. Jellemzően odafigyelnek a szülők az előre bejelentett fotózásoknál, hogy picit csinosabb ruhát adjanak a gyermekre, picit más legyen a frizura, de legalább fésűt lásson az a haj. Nem jogkérdés, de ezt a lehetőséget sem kapták meg a szülők.
A fotósok megelőző tájékoztatása azonban nem csak azért fontos, hogy ruhákkal, frizurával fel tudjanak készülni a szülők.
Mit mulasztott el a fotós?
A fotósoknak olyan tájékoztatást kell nyújtaniuk a szülőknek, amelyet átlátnak, megértenek és tisztában vannak a legfontosabb részletekkel:
- ki készít képeket a gyermekről és milyen célból (azaz ki az adatkezelő, mi az adatkezelés célja),
- ki és hol tárolja ezeket a képeket,
- kinek mutatja meg, továbbítja-e más személyeknek,
- milyen tervei vannak a képekkel,
- esetleg nyilvánosságra hozza-e a képeket,
- meddig őrzi meg a képeket,
- hogyan gyakorolhatják a szülők az őket megillető jogokat, például, ha nem kívánják, hogy egyetlen képet is őrizzenek a gyermekükről (azaz kihez fordulhatnak, milyen úton az érintetti jogok gyakorlása céljából),
- mit tehetnek a szülők, ha nem elégedettek a folyamattal, ha úgy érzik, sérültek a jogaik (azaz milyen jogorvoslati lehetőségeik vannak),
- milyen jogalappal kezeli a képeket,
- mikor és hogyan kapják meg a képeket,
- ki választja ki a végleges fotókat,
- ki dolgozik a fotókon akár az utómunka, akár a nyomdai termékek előállítása során.
(Megjegyzés: A felsorolás nem törekszik a jogszabály idézésére. A tájékoztatás kötelező tartalmát a GDPR 13-14. cikkei részletezik.)
A szülők a szerződéses feltételekről szóló tájékoztatás, valamint az adatkezelési tájékoztató helyett – az elmondások alapján – a megvásárolható csomagot kapták meg.
A tájékoztatásra nem szabad úgy tekinteni, mint egy kötelező, terhes, nem kívánatos adminisztratív kötelezettségre. Egyik célja, hogy a szülőknek lehetőséget biztosítson arra, hogy a felsorolt információk birtokában szabadon dönthessenek. Megfelelnek nekik a feltételek, bíznak-e annyira a fotós / a fotós vállalkozás személyében, hogy engedélyezzék a képmások rögzítését? Ráadásul a tájékoztatásnak az adatkezelési tevékenységet megelőzően meg kell történnie, annak érdekében, hogy a szülők az információk ismeretében szabadon hozhassák meg a döntést, részt vehet-e gyermekük a fotózáson, vagy kihagyják a lehetőséget. A tájékoztatást nem helyettesíti a cetli, amit kifüggesztenek az óvodai faliújságra és aláíratják a szülővel, hogy „Engedélyezem a holnapi fotózást”. Tájékoztatás nélkül nem lesz érvényes ez az engedély, továbbá igazolni is tudni kell, hogy megkapták a szülők ezt a tájékoztatást. (A hozzájárulás érvényességéről bővebben lásd: GDPR 4. cikk 10. pont; 7. cikk, Európai Adatvédelmi Testület iránymutatása a hozzájárulásról. Angol nyelvű, frissített változat itt érhető el, a magyar nyelvű, korábbi változat pedig itt).
Kinek kellett volna tájékoztatni a szülőket és mikor?
Az adatkezelőnek. A fotózást megelőzően.
Igen ám, de ezeknél a fotózásoknál nem egyértelmű a szereplők számára, hogy ki az adatkezelő!
A jogszabályi meghatározás szerint adatkezelő az, aki a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza. Adatkezelő lehet a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv (GDPR 4. cikk 7. pont).
Ez a meghatározás nem tartozik a könnyen értelmezhető definíciók közé, sajnos nem tudjuk kikerülni a használatát. Érthetők a felkiáltások, hogy miért kell nekünk fura jogi kifejezésekkel bajlódni? „Csak” egy fotózásról beszélünk!
Mivel az adatkezelés egyik céljának tekinthetjük a felvételek elkészítését, többszörözését a későbbi értékesítés reményében, amely értékesítés végső soron a vállalkozás érdekeit szolgálja, az első gondolata valószínűleg mindenkinek az, hogy a fotós vállalkozás az adatkezelő.
A fotós vállalkozás azonban vitt egy szokatlan csavart a teljes történetbe. Állításuk szerint minden intézménnyel ugyanazt a szerződést íratják alá. A szerződés szerint ők mindössze adatfeldolgozók, az óvoda pedig adatkezelő. Egyszerűen fogalmazva ez azt jelenti, hogy az óvoda rábízza a személyes adatokat a vállalkozásra, a vállalkozás az óvoda nevében és utasításai szerint kezeli a személyes adatokat, beleértve a fényképfelvételeket is. (Bővebben lásd GDPR 4. cikk 8. pont és 28. cikk.)
Tudomásunk van olyan óvodáról, amely saját nyilatkozata szerint nem írt alá semmilyen szerződést. Később ugyanez az óvoda felkereste a vállalkozást és erre az alá nem írt szerződésre hivatkozva, adatkezelőként utasítást adott neki néhány felvétel törlésére. Nem mindre, hanem csak azon felvételekre tért ki az utasítás, amelyen az érintetti jogait gyakorló szülő gyermeke szerepelt. Erre az utasításra információink szerint nem érkezett válasz.
A szerződésben egyébként kijelenti az óvoda, hogy törvényes módon megszerezte a hozzájárulásokat a fényképfelvételek elkészítéséhez. Itt megjegyezzük, hogy az adatkezelés jogalapját illetően a GDPR 6. cikk (1) bekezdés szerinti jogalapok valamelyikének kell teljesülnie, és jelen esetben nem biztos, hogy az a) bekezdés szerinti hozzájárulás a legmegfelelőbb.
A hasonló helyzetek megelőzése érdekében azt tudjuk javasolni az óvodáknak, hogy a fotózásokról ne szóbeli megállapodást kössenek, és mielőtt aláírnak egy szerződést, amely a gyermekek személyes adatainak kezelését is érinti, konzultáljanak a saját adatvédelmi tisztviselőjükkel. Közfeladatot ellátó szervként nekik kötelező adatvédelmi tisztviselőt kijelölni (GDPR 37. cikk). Az adatvédelmi tisztviselő segítséget tud nyújtani az adatkezelés körülményeinek tisztázásában, és a felmerülő kötelezettségeket illetően.
Elegendő, ha a nevelési év elején a szülők aláírják a nyilatkozatot?
Sokan gondolhatják most azt, hogy nincs is probléma, hiszen a felkészült óvodák a nevelési év első szülői értekezletén már nyilatkoztatják a szülőket az óvodai fotózásokról. Az összesről egy füst alatt.
Általános nyilatkozatokból már sokfélével találkoztunk, intézményenként változó a megfogalmazás, a tartalom, a nyilatkoztatás módja. Akár jó megoldás is lehet a teljes nevelési évre beszerezni ezeket, feltéve, hogy a mellé csatolandó adatkezelési tájékoztatás kitér valamennyi részletre, amelyet feljebb jeleztünk. Így például ki kell térnie arra is, hogy planetáriumos fotózás várható, amely keretében egy külsős cég készíti a képeket és ezeket a felvételeket nyomtatott formában megvásárolhatják a szülők, valamint a felvételekből szintén megvásárolható ajándéktárgyak készülnek. Arra is ki kell térnie, hogy ki a megbízott fotós, milyen szerepet tölt be a folyamatban (elvégre a gyerekek személyes adatait kezeli és azt tudnia kell egy szülőnek, hogy kihez kerülnek ezek az adatok). Mivel a szülőket meglepte önmagában a fotózás ténye, aligha olvastak részletes tájékoztatást erről a nevelési év elején.
Az adatvédelmi hatóság 2017. augusztus 31-én kelt közleményének ma is aktuálisnak tekinthető része az év eleji nyilatkozatokra vonatkozóan: „Az általános felhatalmazás azonban nem azt jelenti, hogy az egyes fotózásokról előzetesen ne kellene tájékoztatást adni…”
Az általános felhatalmazás jellemzően az óvodának (az ott dolgozóknak) teszi lehetővé, hogy készítsenek felvételeket, amikor ezt fontosnak tartják, mert így szeretnék biztosítani, hogy a szülők is bepillantást nyerjenek az óvodai mindennapokba. A külsős cég általi fotózás, beállított portrékkal más célt szolgál, ritkán terjed ki erre a célra az általános felhatalmazás.
Javasolt tehát az óvodáknak azt a gyakorlatot követni, hogy a konkrét fotózások előtt, a konkrét fotózáshoz kapcsolódóan tájékoztatják a szülőket vagy közvetítik feléjük a fotós vállalkozás tájékoztatását. A szülők így részletes információk birtokában hozhatják meg a fotózásról a döntést, önkéntesen, amely döntéssel összefüggésben hátrány vagy kár nem érheti az érintett gyermeket.
Mindig a törvényes képviselő nyilatkozata az irányadó
Óvodás gyermekek esetén a gyermek törvényes képviselője hozhat döntést arról, hogy készülhet-e beállított portré, emlékfotó a gyermekről. Jellemzően a szülő a törvényes képviselő, ritkábban a gyám. Tehát nem a nagykorú testvér, nem a nagyszülő, nem a keresztszülő, nem is a nagynéni, nagybácsi. Ők csak abban az esetben, ha ténylegesen gyámként vannak jelen a gyermek életében. Az óvó néni sem engedélyezheti a gyermek fotózását. Ő nem válik a gyermek törvényes képviselőjévé az óvodában annak ellenére sem, hogy napközben ő gondoskodik róla.
A törvényes képviselőnek a döntésekor figyelembe kell venni a gyermek véleményét, a gyermek korának és érettségének megfelelően. Tekintettel arra, hogy hat-hét év alatti gyermekekről beszélünk, akik feltehetőleg nem rendelkeznek elegendő tapasztalattal egy fényképfelvétel sorsát illetően, ezt a döntést a törvényes képviselő a gyermek véleményének kikérése nélkül is nyugodtan meghozhatja. Természetesen előfordulhat, hogy a gyermeknek nem szimpatikus a fotós, a fotózási helyszín, ellenkezést, tiltakozást mutat, ilyen esetekben a „véleményét”, a reakcióit javasolt tiszteletben tartani.
Mi történik a történetben szereplő képekkel?
Újabb fontos kérdés, amelyre jelenleg nincs megnyugtató válaszunk.
Az aláírt vagy alá nem írt szerződés, rossz magyarsággal, de nagyjából érthetően rendelkezik a személyes adatok megőrzésének időtartamáról: „…a létrehozástól számított 3 hónapig tartó ideig kezeli” a fotós vállalkozás az adatokat. Beleértve a fotókat is.
A szerződés lehetőséget biztosít arra is, hogy az óvoda utasításokkal lássa el a fotós vállalkozást, ennek megfelelően például utasításba adhatja az óvoda, hogy törölje a vállalkozás a személyes adatokat a „…három hónapos határidő letelte előtt, minden késedelem nélkül az erre vonatkozó utasítás értesítését követően”.
Egyik szülő élni kívánt ezzel a lehetőséggel, kérésére az érintett óvoda írt is levelet a fotós vállalkozásnak még június elején, válasz azóta sem érkezett. Így nem tudni, hogy törlésre kerültek-e a felvételek.
A már kinyomtatott fotók és ajándéktárgyak sorsa világos, amennyiben ezeket megvásárolják a szülők. A digitális felvételek megőrzési időtartama továbbra is kérdéses. Tényleg törli a cég azokat?
A csomagokhoz kapcsolt kísérőlevél szerint azt javasolja a vállalkozás az intézménynek, hogy „a fényképeket adja ki a tanulóknak hazavitelre vásárlás céljából maximum egy hétre, valamint kérjük, biztosítsa a meg nem vásárolt fényképek visszaszolgáltatását”. Tehát az óvodának az a feladata, hogy begyűjtse az eladatlan csomagokat és visszaküldje a cégnek. Elméletileg ezek a fényképek megsemmisítésre kerülnek. De vajon biztosak lehetünk ebben? Az előzetes tájékoztatásnak tartalmaznia kell az adattörlés idejét, és azt is, hogy hogyan védi az adatkezelő a személyes adatokat.
Haragudhatunk arra a szülőre, aki kéri a képek törlését?
Semmiképp. Amelyik szülő jelzi, hogy számára nem elfogadható a fent vázolt gyakorlat, tulajdonképpen nem tesz mást, mint odafigyel a gyermeke személyes adatainak kezelésére.
Ha minden szereplő a rá vonatkozó szabályok szerint végzi a tevékenységét, a szülő ritkán kerülhet olyan helyzetbe, hogy jelzéssel kelljen élnie.
Ha a törvényes képviselők egyáltalán nem, vagy nem megfelelően járultak hozzá a fényképfelvételek elkészítéséhez, továbbá nincs más megfelelő jogalap az elkészítéshez, úgy a fotózás feltehetőleg jogellenes.
A szülő jogosult jelezni az adatkezelő felé valamennyi fenntartását, jogosult már a fotózást megelőzően tájékoztatást kapni, továbbá kérelmezheti egyebek mellett a felvételek törlését is.
Amennyiben a megtett intézkedésekről az adatkezelő fő szabályként, a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül nem tájékoztatja a törvényes képviselőt, vagy nem megfelelően válaszolt, lehetőség van az adatvédelmi hatósághoz fordulni. Elérhetőségük: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) – 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C; postacím: 1530 Budapest, Pf. 5.; www.naih.hu; ugyfelszolgalat@naih.hu
További cikkek ugyanerről a témáról:
A dunaharaszti online cikke itt olvasható.
A Promenad.hu cikke itt olvasható.
