Hírek

Hírek

A könnyed adatkezelés alapja

A könnyed adatkezelés alapja


Gyűjtsd össze a személyes adatokat, amelyeket kezelsz, ez minden további lépés alapja! Nevezhetjük adattérképnek, adatvagyonnak, nyilvántartásnak.

Mit nyersz vele?

  • először is meglepetést..., nem is sejtjük milyen sok személyes adatot kezelünk, amíg nem néztük át tételesen;
  • megalapozod az összes előzetes tájékoztatód lényeges tartalmát, amit nem tudsz máshonnan másolni, ami mindenkinél sajátos;
  • megalapozod az összes nyilvántartásodat;
  • megalapozod az elszámoltathatóságot, bármilyen ellenőrzésnél csak vedd elő a listádat;
  • könnyebben teljesíted az ügyfelek kéréseit, amikor tájékoztatási, törlési, helyesbítési vagy egyéb kérelemmel fordulnak hozzád;
  • csökkented a hibalehetőségeket;
  • azonnal látni fogod, mi a felesleges adat, amit nem szükséges kezelned;
  • a rendelkezésedre áll egy nagyszerű keret, amit később csak szépítgetni kell, ha egyáltalán szükséges.

Így készítsd el a saját térképedet!

Nézd át az összes tevékenységet, szolgáltatást, folyamatot, amely előfordul a vállalkozásodban. Ha bármelyikkel kapcsolatban személyes adattal találkozol, jegyezd fel egy táblázatba az alábbiakat! 

1. A kezelt adatok típusa

Ez lehet név, számlázási név, szállításni név, cím, telefonszám, e-mail cím, más azonosító, születési adatok, fényképek stb. A különleges kategóriát képező adatokat eltérő színnel jegyezd fel, így azonnal látni fogod, kezelsz-e ilyen adatokat, ennek később jelentősége lesz. A különleges adatokról itt írtunk.

2. Az adatkezelés célja

Milyen tevékenységhez, művelethez elengedhetetlen ezt az adatot kezelned? Ide kerülhetnek az ilyen tevékenységek, mint pl. megrendelés rögzítése, hírlevél küldés, ajánlatküldés, számlázás, szerződéskötés, tanácsadás, bármi, amit végzel.

3. Az adatkezelés jogalapja

Ez a legnehezebb kategória, ha bizonytalan vagy, kérj segítséget! Sok múlik rajta, hogy helyesen kategórizálj. Ez az a pont, ami miatt tanácsadást, konzultációt indokolt igénybe venni. Összesen hat jogalapból tudsz választani, ezek a következők:

  • hozzájárulás (figyelem, ezt csak akkor, ha nincs más);
  • szerződéskötés; 
  • jogi kötelezettség teljesítése; 
  • létfontosságú érdekek védelme;
  • közérdek vagy közhatalom gyakorlása;
  • jogos érdek érvényesítése.

4. Az adatkezelés időtartama

Nem kell feltétlenül meghatározott dátumokra, időtartamra gondolni. Ez lehet a cél teljesülése is. Ide ehhez hasonló bejegyzések kerülnek: a cél megvalósulásáig, jogszabályban előírt határidőig, hozzájárulás visszavonásáig, nem őrizzük meg, elküldés után töröljük, stb.

5. Ki fér hozzá az adatokhoz?

A saját vállalkozásodon belül ki ismeri meg az adatokat. Nem neveket kell ide írni, hanem munkaköröket, szervezeti egységeket. Például az iktatásért felelős kolléga, vagy a pénzügyi iroda, vagy az irattár, vagy a személyzetis kolléga.

6. Adatfeldolgozók

Ide kerülnek azok a partnereid, akiknek kiszerveztél valamilyen munkát. Akik a nevedben és az utasításaid szerint kezelik a személyes adatokat, amelyeket átadsz nekik. Például a könyvelőd, a tárhelyszolgáltatód, a külső marketingesed, bárki. Az adatfeldolgozókról itt írtunk. Nagyon fontos: jegyezd fel a nevét, elérhetőségét is. Ne csak annyit írj, hogy van könyvelőm. Ez később még jelentőséggel bír.

7. Az adattárolás helye

Ez lehet egy honlap, egy levelezőrendszer, egy számítógép, egy szerver, bármi, ahol fizikailag elérhető az adat.

8. Adatvédelem

Hogyan véded az adatokat? Ide nem azt kell írni, hogy a jelszavam "VirágÁgyás128". Csak magadnak jegyezd fel, hogy jelszóval védve, nincs védve, széfbe rakomm, páncélszekrényben őrzöm, irattárba helyezem, kimentem pendrájvra, álnevesítem, anonimizálom, minden, ami eszedbe jut. Saját magadat ellenőrzöd ezzel a ponttal, mert látni fogod, hogy megtetted-e a szükséges intézkedéseket annak érdekében, hogy más ne férjen hozzá az adatokhoz jogellenesen, ne hozd nyilvánosságra jogosulatlanul, véletlen vagy szándékos megsemmísítésük miatt senkit se érjen kár, stb.

9. EGYEBEK

Hagyj egy rovatot, ahova a megjegyzéseidet írod. Ilyeneket, hogy hatásvizsgálat szükséges, nem szükséges, nincs benne a tájékoztatómban, már beleírtam, informatikai kérdés, felesleges adat, törölni kell, szerződést kell kötni, nincs védve, stb.

 

Kész is van a saját sorvezetőd a teendőidről és elkészült egy áttekinthető nyilvántartás.

Ha szeretnéd, hogy vessünk egy pillantást a térképedre, vagy elakadtál készítés közben, itt tudsz ajánlatot kérni konzultációra: info@merosus.hu 

 

 A bejegyzéshez illusztrációként használt kép forrása: Schutterstock